Nachweisbogen der Berufsgenossenschaft: Welche Unterlagen Sie nach DGUV Vorschrift 2 wirklich brauchen
Sie haben Post von Ihrer Berufsgenossenschaft oder der zuständigen Arbeitsschutzbehörde erhalten und sollen einen Nachweis zur betriebsärztlichen und sicherheitstechnischen Betreuung erbringen? Vielleicht ist sogar von einem „Nachweisbogen“ die Rede. Dann sind Sie hier richtig. In diesem Beitrag erfahren Sie in verständlicher Sprache, was dahintersteckt, welche Unterlagen Sie tatsächlich vorhalten müssen, was sich mit der neuen DGUV Vorschrift 2 seit 2026 geändert hat – und warum ein solches Schreiben in aller Regel kein Grund zur Sorge ist.
„Nachweisbogen“ – was ist damit überhaupt gemeint?
Der Begriff „Nachweisbogen“ sorgt regelmäßig für Verwirrung. Einen bundesweit einheitlichen amtlichen Vordruck mit diesem Namen gibt es nicht. Je nach Berufsgenossenschaft läuft der Nachweis heute unterschiedlich ab – teilweise über ein klassisches Formular, teilweise über ein Online-Portal, teilweise im Rahmen eines individuellen Anschreibens.
Bekannt ist zum Beispiel der „Nachweisbogen BuS“ der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW). Diesen gibt es weiterhin als PDF. Gleichzeitig setzt die BGW inzwischen überwiegend auf die digitale Meldung über das Online-Formular „Arbeitsschutzbetreuung Betriebsärztliche und Sicherheitstechnische Betreuung melden“ im Portal „Meine BGW“. Andere Berufsgenossenschaften nutzen eigene Formulare oder rein digitale Verfahren.
Inhaltlich geht es aber immer um dieselbe Frage: Wie ist die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung Ihres Unternehmens organisiert – und wer betreut Sie?
Die DGUV Vorschrift 2 („Betriebsärztinnen und Betriebsärzte sowie Fachkräfte für Arbeitssicherheit“) konkretisiert das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) und regelt, wie Betriebe ihre Arbeitsschutz-Betreuung organisieren müssen. In Abschnitt IV („Schriftliche Nachweise“) ist geregelt: Bestimmte Unterlagen sind im Betrieb – elektronisch oder in Papierform – zur Einsichtnahme durch die zuständigen Aufsichtsorgane vorzuhalten. Genau diese Unterlagen wollen Berufsgenossenschaft und Arbeitsschutzbehörde im Zweifel sehen.
Ein Nachweisbogen ist keine Beanstandung – und keine Drohung
Viele Unternehmerinnen und Unternehmer erschrecken, wenn ein solches Schreiben im Briefkasten liegt, und denken sofort: „Wir haben etwas falsch gemacht.“ Das ist fast immer ein Irrtum. Ein Nachweisbogen ist zunächst nur eine Aufforderung, der Berufsgenossenschaft mitzuteilen, wie Ihre gesetzlich vorgeschriebene Betreuung organisiert ist. Er bedeutet nicht automatisch, dass etwas beanstandet wurde oder ein Bußgeld droht.
Weil solche Schreiben oft sehr förmlich formuliert sind, wirken sie auf Laien schnell wie Druck. Manche Dienstleister nutzen genau das aus und vermitteln den Eindruck, es müsse jetzt sofort ein Vertrag unterschrieben werden. Nehmen Sie das Schreiben ernst und beantworten Sie es fristgerecht – aber lassen Sie sich von dramatischen Formulierungen oder aggressiven Vertriebsversprechen nicht unter Druck setzen.
Diese Nachweise müssen Sie vorhalten
Je nach Betreuungsmodell und Betriebsgröße unterscheiden sich die Anforderungen im Detail. Als Grundgerüst sollten Sie folgende Unterlagen griffbereit haben:
- Bestellungsurkunde der Fachkraft für Arbeitssicherheit (und ggf. der Betriebsärztin/des Betriebsarztes) – der Nachweis, dass die Betreuung überhaupt schriftlich beauftragt wurde.
- Betreuungs- bzw. Dienstleistungsvertrag mit dem externen Dienstleister oder der Nachweis über eigenes Personal.
- Regelmäßiger Bericht nach § 5 der Vorschrift, in dem die Tätigkeiten dokumentiert werden – bei der Regelbetreuung (Anlage 2) idealerweise mit getrennter Ausweisung von Grundbetreuung und betriebsspezifischer Betreuung. Ab 2028 muss dieser Bericht zusätzlich die absolvierten Fortbildungen der Fachkraft und der Betriebsärztin/des Betriebsarztes ausweisen.
- Nachweis der ermittelten betriebsspezifischen Betreuung – also die Dokumentation, dass Sie den zusätzlichen Betreuungsbedarf ermittelt, begründet und regelmäßig überprüft haben.
- Teilnahmenachweise zu Unterweisungen und weiteren Maßnahmen.
- Gefährdungsbeurteilung und daraus abgeleitete Maßnahmen.
Wichtig: Die betriebsspezifische Betreuung muss der Unternehmer selbst ermitteln, dokumentieren und regelmäßig anpassen. Das ist der Punkt, an dem in der Praxis die meisten Nachweise fehlen – und genau danach fragen die Aufsichtsorgane.
Ob Sie dafür einen klassischen Nachweisbogen ausfüllen, Ihre Angaben über ein Online-Portal übermitteln oder die Unterlagen erst bei einer Betriebsbesichtigung vorlegen, hängt von Ihrer Berufsgenossenschaft und dem jeweiligen Anlass ab. Ein wichtiger Praxishinweis: Nennt das Anschreiben Ihrer BG ausdrücklich ein Online-Formular, sollten Sie nicht den PDF-Nachweisbogen verwenden, sondern genau den im Schreiben beschriebenen digitalen Weg gehen.
Was sich mit der Neufassung 2026 geändert hat
Die Mitgliederversammlung der DGUV hat Ende 2024 einen neuen Mustertext der Vorschrift beschlossen, der die bisherige Fassung aus dem Jahr 2011 ablöst. Die einzelnen Unfallversicherungsträger setzen ihn gestaffelt in Kraft: Für viele Betriebe gilt die neue Fassung seit dem 1. Januar 2026 – bei der BGW zum Beispiel erst seit dem 1. Juni 2026. Welcher Stand für Sie konkret gilt, hängt von Ihrer Berufsgenossenschaft ab.
Parallel haben viele Berufsgenossenschaften ihre Meldeverfahren angepasst: Wo früher ein papierbasierter Nachweisbogen üblich war, erfolgt der Nachweis heute häufig digital über Mitgliederportale oder elektronische Formulare.
Die für Sie wichtigsten inhaltlichen Änderungen:
| Thema | Bisher | Neu (Fassung 2024/2026) |
|---|---|---|
| Mindestanteil je Profession (Anlage 2) | uneinheitlich | einheitlich 20 % der Grundbetreuung je Profession (Gruppen I–III) |
| 0,2-Stunden-Pro-Kopf-Regel (Gruppe III) | 0,2 h je Beschäftigtem zusätzlich | entfällt vollständig |
| Kleinbetriebsmodell (Anlage 1) | bis 10 Beschäftigte, Grundbetreuung mit Einsatzzeiten | bis 20 Beschäftigte, anlassbezogene Betreuung auf Basis der Gefährdungsbeurteilung |
| Digitale Betreuung | nicht ausdrücklich geregelt | bis zu 1/3 der Grundbetreuung digital zulässig (mit systematischem Gesundheitsmanagement bis zu 50 %) |
| Vorschrift & Erläuterung | vermischt | Trennung in DGUV Vorschrift 2 (verbindlich) und DGUV Regel 100-002 (erläuternd) |
| Fortbildungsnachweis | – | ab 2028 verpflichtend im jährlichen Bericht |
Für viele kleinere Betriebe bedeutet das: Der rechnerische Betreuungsaufwand sinkt – teilweise deutlich. Eine Neubewertung des bestehenden Betreuungsmodells lohnt sich fast immer. Trotzdem muss die Betreuung nachgewiesen werden. „Weniger Stunden“ heißt nicht „kein Nachweis“.
Wer muss was nachweisen?
Die Betreuungsform richtet sich nach der Betriebsgröße:
- Bis 20 Beschäftigte (Anlage 1): vereinfachte, anlassbezogene Betreuung – die Schwerpunkte ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung. Feste Einsatzstunden werden nicht mehr berechnet. Alternativ: Unternehmermodell / Kompetenzzentrumsmodell mit verbindlicher Selbsterklärung zur Gefährdungsbeurteilung.
- Mehr als 20 bzw. 50 Beschäftigte (Anlage 2): Regelbetreuung aus Grundbetreuung (feste Einsatzzeiten je Betreuungsgruppe) und betriebsspezifischer Betreuung (auf Ihren Betrieb zugeschnitten). Beide Professionen – Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit – leisten dabei jeweils mindestens 20 % der Grundbetreuung.
Ein wichtiger Hinweis für Neugründer: Viele Berufsgenossenschaften erwarten von neu gegründeten Betrieben, dass sie die Organisation ihrer Betreuung zeitnah nach Betriebseröffnung – häufig innerhalb der ersten sechs Monate – nachweisen. Wer das versäumt, gerät schnell in Erklärungsnot.
Was tun, wenn Sie ein solches Schreiben erhalten?
So gehen Sie ruhig und rechtssicher vor:
- Frist notieren. Prüfen Sie, bis wann die Berufsgenossenschaft eine Rückmeldung erwartet, und reagieren Sie rechtzeitig.
- Meldeweg prüfen. Steht im Anschreiben ein Online-Formular (z. B. „Meine BGW“)? Dann nutzen Sie diesen Weg und nicht den alten PDF-Bogen.
- Bestandsaufnahme machen. Klären Sie, welche Betreuungsform für Ihre Betriebsgröße gilt und wer Sie aktuell betreut (Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit).
- Nichts überstürzt unterschreiben. Sie sind gesetzlich verpflichtet, eine Betreuung sicherzustellen – aber nicht, unter Zeitdruck den erstbesten Vertrag zu unterzeichnen. Vergleichen Sie in Ruhe.
- Lücken schließen. Fehlt eine Bestellungsurkunde, ein Vertrag, ein aktueller Bericht oder die Gefährdungsbeurteilung? Das lässt sich nachholen – am besten mit fachlicher Unterstützung.
Häufige Fragen (FAQ)
Was passiert, wenn ich keinen Nachweis vorlegen kann?
Fehlende oder unzureichende Nachweise können zu Beanstandungen, Auflagen und im Wiederholungsfall zu Bußgeldern führen. Die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung ist gesetzlich verpflichtend (ASiG) – sie ist keine freiwillige Leistung.
Reicht der Betreuungsvertrag als Nachweis aus?
Nein. Der Vertrag zeigt nur, dass betreut wird. Nachgewiesen werden muss auch, wie betreut wird – also der regelmäßige Bericht, die ermittelte betriebsspezifische Betreuung und die dokumentierten Maßnahmen.
Muss ich den Nachweis in Papierform vorhalten oder einreichen?
Nein. Elektronische Nachweise sind zulässig, solange sie zur Einsichtnahme durch die Aufsichtsorgane verfügbar sind. Bei vielen Berufsgenossenschaften – etwa der BGW – erfolgt die Meldung inzwischen ohnehin bevorzugt online über das Mitgliederportal.
Bedeutet ein Nachweisbogen, dass etwas beanstandet wurde?
In der Regel nein. Berufsgenossenschaften schreiben ihre Mitgliedsbetriebe routinemäßig an, um zu erfahren, wie die Betreuung organisiert ist. Das Schreiben ist eine Aufforderung zur Meldung – keine automatische Beanstandung und kein Bußgeldbescheid.
Gilt die neue Fassung schon für meinen Betrieb?
Das hängt von Ihrer Berufsgenossenschaft ab, da die Inkraftsetzung gestaffelt erfolgt. Für viele Betriebe gilt die Neufassung seit dem 1. Januar 2026, bei der BGW seit dem 1. Juni 2026. Im Zweifel bei Ihrer BG oder einer Fachkraft für Arbeitssicherheit nachfragen.
Sie sind unsicher, ob Ihre Nachweise vollständig sind?
Ich prüfe für Ihren Betrieb, welche Nachweise nach DGUV Vorschrift 2 tatsächlich gefordert sind, erstelle die fehlenden Unterlagen und übernehme auf Wunsch die komplette externe Betreuung als Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Oder machen Sie zuerst den kostenlosen Arbeitsschutz-Kurzcheck und sehen Sie in wenigen Minuten, wo Ihr Betrieb steht.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand der DGUV Vorschrift 2 zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine rechtsverbindliche Beratung im Einzelfall. Maßgeblich ist die für Ihre Berufsgenossenschaft geltende Fassung.